首先需要對年會要有一個大結構的概念，最重要先弄清楚目的，尤其是老板的目的，其次到員工的需求。可以采用以下方法來了解需求：
1，主動和老板面對面溝通。了解老板通過年會實現什么效果，達到什么目的，這是年會籌備的重點。多抓住機會多溝通，聽懂老板的需求。
2，利用好內部企業宣傳媒體。另外，也可以讓負責品牌部門的同事協助。比如發布年會專題的投票表單，了解大家有什么想法和需求等。
從策劃開始，要弄清老板和員工的需求。因為年會的老板是主人，讓員工（客人）滿意，就是達到目的。
二，人員分配
為了高效溝通和方便各部門的工作開展，需要成立年會策劃的執行團隊。一般構成除了HR或者行政人員以外，一定是有老板和各部門的同事在，這樣會能讓年會能夠及時同步給上上下下。
從年會需要開始就可以直接委托各個年會工作人員（不同部門）對各自部門的需求分別去做總結。那么，可以同步各方的需求和期待去同步年會的策劃方案。
三，預算分配
預算是影響年會方案的關鍵性因素。為了不被預算束縛，應提前主動向老板確定預算范圍，根據預算去確定在整個年會的實際執行中的側重點和關鍵動作。那么，才能有目的地進行，把每一分錢都花在刀刃上。
四，確定主題，時間，地點
一個好的年會主題，需要應時應景。可根據公司在不同的業務發展情況，結合背景傳遞不同的信息，這樣會讓員工們更有共鳴。比如成長期，需要加油鼓勁，可以選擇奮斗、拼搏等主題；比如成熟期，需要增強團隊凝聚力，可以走溫情路線。
年會工作人員需要制定好年會籌備時間表，拆分好年會籌備中各個任務并設置好完成的時間，能夠讓整個年會的籌備工作有條不絮。
場地是年會落地的開端，決定了整個年會活動的形式。選擇地址首要需考慮現實經濟因素，還要考慮容量、檔次、花費、交通和配套等等。
不同規模的公司，選址均有不同的側重點。大型公司人員比較多，偏向設備較齊全的場地就好了；中型公司，因為已經具備一定實力，一般兼顧條件、體驗和性價比為主；小型公司人員較少，預算和安排很靈活，可以追求更多創意。
五，活動設計
好的年會活動還需要要員工們有參與感。在此，小編分析一下各個環節應該如何設計：
入場：可以選擇簽名墻、簽到表或者手機簽到，增加年會儀式感；設置入場問候環節和拍照，渲染氣氛。
開場：可根據公司年會需求效果，設置舞蹈、領導致辭、公司宣傳視頻、年會祝福視頻 、員工故事、客戶故事等。小編更推薦大家選擇公司品牌宣傳的視頻，這樣，更有利于傳達企業價值觀和企業文化，激勵團隊和凝聚人心。
演出：一般大型公司有預算都會在外面請演出人員，低成本的話，都是自己公司各個部門分別出節目。節目套路可以選擇歌舞演出、創意小品、主題走秀或者是惡搞反串，往往都是點燃全場氣氛的利器。
游戲：盡量選擇一些偏團隊型的游戲，這樣，不但能增進團隊合作,而且還是促進人際關系的潤滑劑。
表彰：不建議讓領導長篇大論講話，可以選擇直接簡單點的表揚方式，比如，對于一些加班嚴重遲到頻繁優秀員工，送上遲到一年的免費額度，這樣不花錢又有吸引力。
獎勵&抽獎：作為年會最高福利的環節，是非常具體話題性且可以迅速帶動現場氣氛。獎品的設置至少滿足三個要求：a.新奇好玩；b.實用；c、滿足特定需求。（比如技術人員較多的公司可以選擇電腦科技產品，小姐姐比較多的公司選擇化妝品和包包等。）另外，也可以提前與老板商量設置“加獎”的環節，繼續制造高潮迭起的氛圍，又可以促進老板和員工的關系。
宴會：最后環節一般以晚宴結束，可以直接簡單粗暴，有辣有不辣，吃好喝好，讓大家開懷大吃。
六，前期籌備
年會需要成功開展，前期必須做好充足的準備。要做到事無巨細，不放過任何細節。
現場檢測好電源，無線網，投影，麥克風及音響設備，桌椅、舞臺、背景板等是否全部準備就位？
背景、視頻和音樂是否已經能在現場正常播放？
各組演出人員的演出工具是否已經完全具備？
各種頒獎物料是否已經清點好數目？
七，現場實施
公司年會的執行，可以由公司員工執行，也可以由鳳皓策劃等專業策劃公司提供執行服務。年會開始前，注意好提前到場準備物料，提前搭建舞臺，對節目彩排。
所有的工作提前安排和準備好，才能為整個年會順利做好鋪墊。為了整個年會溝通傳遞更全面，年會開始前后，工作人員需要經常開碰頭會，同步信息，查漏補缺，保持工作無縫對接，這是非常關鍵的。而現場中，工作人員更是要眼觀六路耳聽八方，學會多重影分身。
八，匯報總結
年會結束后，對年會的目的和效果進行復盤，清點人財物；將本次年會的優點和缺點進行總結；將照片視頻等資料處理存檔，沉淀為管理財產。
